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Scommetto che ne hai sentito parlare moltissime volte. Magari hai anche provato ad usarla, ma sei rimasto confuso e disorientato, e così ci hai rinunciato. Sto parlando della famigerata tabella pivot e di come si fa a crearla. Ti posso assicurare una cosa: le tabelle pivot sono uno strumento essenziale di Microsoft Excel, e sapere come fare ad usarle può dare una vera svolta al modo in cui lavori.

Mi rendo conto che all’apparenza possano sembrare poco chiare, o addirittura incomprensibili. Per questo ho deciso di scrivere un articolo dedicato alle tabelle pivot, in grado di permettere a tutti, anche a chi non ha grande confidenza con Excel, di poterle utilizzare. Ti insegnerò che cos’è, a cosa serve e come si fa a creare una tabella pivot.

Seguimi nella lettura di questo articolo!

Che cos’è una tabella pivot

Una tabella pivot è un’interfaccia grafica modulare in grado di rielaborare i dati presenti nella tabella sorgente sulla base delle esigenze dell’utente. Tutto chiaro no? Immagino di no, e sarei stupito del contrario. Quindi, cerchiamo di andare con calma e ordine.

Una tabella pivot è una tabella che va a pescare i dati a sua volta in un’altra tabella, che possiamo chiamare tabella sorgente. Una volta che ha pescato questi dati dalla tabella sorgente, dà la possibilità all’utente di decidere come visualizzarli, come riorganizzarli ed eventualmente come rielaborarli. Il risultato finale è una tabella dinamica, facilmente modificabile, che consente all’utente di organizzare e visualizzare i dati della tabella sorgente come meglio preferisce.

A cosa serve una tabella pivot

Come ti ho spiegato sopra, una tabella pivot non è altro che un’interfaccia grafica che pesca dei dati da una tabella sorgente e li rielabora. La domanda che sorge spontanea è: che senso ha utilizzare una tabella pivot? Perché non posso semplicemente utilizzare la tabella sorgente? A cosa mi serve una tabella pivot?

La risposta è semplice. Se la tabella sorgente è particolarmente grande e contiene molti dati allora usare una tabella pivot ti semplificherà la vita. Inoltre una tabella pivot permette di rielaborare i dati in un modo che non sarebbe possibile ottenere con una semplice tabella.

In linea di massima possiamo dire che utilizzare una tabella pivot serve a sintetizzare, riorganizzare e rielaborare i dati presenti in un’altra tabella.

Ti voglio fare un esempio pratico che ti aiuterà a capire in modo chiaro e semplice quale sia la potenzialità di una tabella pivot. Dopo che ne avrai capito la potenzialità ti insegnerò come si fa a creare una tabella pivot.

Un esempio pratico

Immagina di avere una tabella Excel che contiene i dati di vendita di un piccolo supermercato. Per semplificare la questione nell’esempio ho preso in considerazione solo 8 prodotti. In ogni riga di questa tabella sono contenute una serie di informazioni relative alla vendita di uno di quei prodotti in uno specifico mese dell’anno.

Come puoi vedere questa tabella è molto completa, e contiene un buon numero di informazioni. C’è un problema: come faccio a sintetizzare queste informazioni? Per esempio come faccio a sapere in modo rapido qual è il fatturato di uno specifico prodotto in uno specifico anno?

Come vedi queste informazioni di sintesi non sono contenute nella tabella sorgente. Ho molte informazioni dettagliate, ma non ho un quadro generale della situazione. Ecco quindi che le tabelle pivot ci vengono in aiuto. Con pochissimi passaggi (io ci ho messo circa 30 secondi), a partire dalla tabella sorgente di esempio, posso ottenere una tabella pivot di questo tipo.

In questa tabella pivot ho finalmente delle informazioni sintetiche e chiare riguardanti la vendita dei miei prodotti. Figo no? E la cosa bella è che ci sono innumerevoli possibilità di personalizzare la tabella pivot, per ottenere il tipo di risultato che più si addice alle tue esigenze. Per esempio potresti voler sapere la quantità media di prodotti che si vende a marzo; o ancora, elencare i mesi in ordine di fatturato per capire qual è il mese migliore e quale il peggiore.

Insomma, le tabelle pivot ti aprono le porte ad una miriade di analisi possibili. Resta solo da capire come si fa a creare una tabella pivot, e lo scoprirai nelle prossime righe.

Come si costruisce una tabella pivot

Ora ti mostrerò passo dopo passo quali sono le operazioni da svolgere per creare una tabella pivot simile a quella che ho fatto io. Segui gli step che ti elenco.

Step 1: i requisiti

La prima e importantissima cosa da fare è accertarsi che la tabella sorgente sia compatibile con i requisiti di una tabella pivot. Questi requisiti sono sostanzialmente 3:

• Ogni colonna della tabella sorgente deve avere un’intestazione. Questo vuol dire che ogni colonna deve avere un titolo, e non puoi lasciare l’intestazione vuota.
• Non possono esserci colonne con intestazioni uguali tra loro. Le intestazioni devono quindi essere tutte diverse le une dalle altre, altrimenti la tabella pivot andrebbe in confusione.
• All’interno della tabella non devono esserci celle unite. Questo perché i valori della tabella sorgente devono essere univoci, e da questo punto di vista le celle unite potrebbero creare delle difficoltà. Assicurati quindi di non aver unito delle celle all’interno della tabella

Step 2: individuare dove posizionare la tabella

Una volta che hai appurato i requisiti richiesti dallo step 1 devi capire dove posizionare la tabella pivot. Considera che la tabella pivot occuperà un po’ di spazio, perciò è importante identificare un’area nel foglio di lavoro in cui posizionarla. Inoltre, essendo una tabella dinamica, le sue dimensioni possono cambiare a seconda di come la configurerai. Quindi la cosa migliore è scegliere una zona del foglio di lavoro libera e spaziosa; meglio ancora è inserire la tabella pivot in un foglio Excel dedicato.

Step 3: inserire la tabella pivot

Posizionati in una cella della zona che hai individuato come adatta, e clicca su Inserisci-> Tabella Pivot

A questo punto si aprirà una finestra in cui Excel ti chiede di indicargli qual è la tabella sorgente che dovrà alimentare la tabella Pivot.

Quello che devi fare è andare a selezionare l’intera tabella sorgente, comprensiva delle intestazioni. Per farlo devi semplicemente cliccare sul vertice in alto a sinistra della tabella sorgente, e tenendo premuto trascini la selezione fino in basso a destra. Una volta fatto clicca su OK.

Se hai seguito i primi tre step dovresti vedere qualcosa di questo tipo nel punto in cui hai inserito la tabella pivot.

Molto bene, ora che hai visto come si fa a creare una tabella pivot, non resta che capire come si fa a popolarla con i dati.

Step 4: i campi della tabella pivot

Prima di spiegarti come popolare la tabella pivot voglio farti notare la finestra che appare a destra ogni volta che clicchi sulla tabella pivot. (se non la vedi clicca su Progettazione -> Elenco Campi). Questa finestra si chiama “Campi tabella pivot”, ed è da qui che puoi controllare e popolare la tua tabella pivot.

Nella metà in alto trovi l’elenco dei campi, e cioè le intestazioni delle colonne della tabella sorgente.

Nella metà in basso trovi una matrice con 4 diverse aree:

• Filtri: i campi inseriti in quest’area diventano dei filtri, che permettono di selezionare solo alcuni valori della tabella sorgente. Per esempio se inserisco il campo “Anno” come filtro, avrò la possibilità di selezionare i valori di specifici anni.
• Righe: i campi inseriti in quest’area diventano l’intestazione delle righe della tabella pivot
• Colonne: i campi inseriti in quest’area diventano l’intestazione delle colonne della tabella pivot
• Valori: i campi inseriti in quest’area diventano i valori che verranno visualizzati all’interno della tabella pivot

Non ti preoccupare se non ti è tutto chiarissimo, ora ti farò vedere un esempio pratico che ti chiarirà le idee.

Step 5 Popolare la tabella pivot

Per popolare la tabella pivot tutto quello che devi fare è trascinare i campi nelle diverse aree, a seconda delle tue esigenze. Per ottenere il risultato del mio esempio ho inserito i campi nel seguente modo:

• Nel filtro non ho messo nulla
• Nelle righe ho messo il campo Nome Prodotto
• Nelle colonne ho messo il campo Anno
• Nei valori ho messo il campo Fatturato

Quello che ti consiglio è di fare un po’ di prove, combinando i campi nelle 4 aree per capire come cambia la tabella pivot. Vedrai che dopo qualche esperimento, il funzionamento delle tabelle pivot diventerà abbastanza intuitivo.

Step 6 – Il campo Valore

Un ultimo focus lo voglio fare sul campo Valore, quello in basso a destra nella matrice. Infatti questo campo può assumere diverse configurazioni: per esempio essere una somma, una media, un minimo, un conteggio e così via. Per scegliere la configurazione devi semplicemente premere sul menu a tendina nella matrice del campo Valori, selezionare Impostazioni campo valore e scegliere la configurazione che meglio si adatta alle tue esigenze.

Il File di Esempio

Per concludere l’articolo voglio lasciarti la possibilità di esercitarti con il file di esempio che ho utilizzato per costruire la tabella pivot.