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Stai cercando un modo per formattare una cella in base al suo valore? Allora hai bisogno della formattazione condizionale! La formattazione condizionale è una funzionalità di Excel che apre infinite possibilità di visual management di un foglio di lavoro. Con visual management intendo quella gestione di un foglio Excel che ha come obiettivo rendere chiari e immediatamente comprensibili i dati che sono contenuti al suo interno. La formattazione condizionale è una funzionalità di Excel che fa esattamente questo. Infatti all’interno di questa funzionalità ci sono diverse regole che riguardano la gestione del formato delle celle. In questo articolo ci occuperemo in particolare delle cosiddette Regole di Evidenziazione delle Celle, che è uno degli strumenti più utili offerti dalla formattazione condizionale. Vediamo nello specifico a cosa serve e come si usa.

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A cosa serve la Formattazione Condizionale?

Immaginate la situazione seguente: vi occupate di analisi delle vendite e dovete confrontare le vendite di Gennaio 2019 con le vendite di Gennaio 2018, per capire se rispetto all’anno precedente le performances dei vostri prodotti sono migliorate oppure peggiorate. Nella colonna A avete il nome del prodotto, nella colonna B avete le vendite di Gennaio 2018, nella colonna C avete le vendite di Gennaio 2019 e nella colonna D avete la differenza tra colonna D e colonna C.

Se osservate la colonna D, e cioè la colonna che ci dice se i miei prodotti hanno venduto di più o di meno rispetto allo scorso anno, potete capire che non è immediato vedere quali sono i prodotti che hanno avuto i risultati migliori e quali invece non sono andati molto bene rispetto all’anno precedente. Se per esempio ci fosse una funzionalità che mi indicasse in modo chiaro quali sono i prodotti con una differenza positiva e quali quelli con una differenza negativa sarebbe molto più semplice ed immediato capire quali sono andati bene e quali no.

Condizioni e Formato

La formattazione condizionale serve proprio a questo: assegna un FORMATO specifico alle celle che soddisfano determinate CONDIZIONI. Ad esempio assegna il colore verde a tutte le celle che hanno valore superiore a zero. Vediamo ora come utilizzare questa funzionalità per formattare una cella in base al suo valore.

Come si usa la Formattazione Condizionale?

Come dicevo l’obiettivo è fare in modo che le celle della colonna D ci diano una visione immediata, a colpo d’occhio, della situazione. Per fare ciò abbiamo bisogno che queste celle si colorino di verde se il prodotto ha venduto di più rispetto all’anno scorso, oppure viceversa di rosso in caso di vendite inferiori.

Valori maggiori di x

Per ottenere questa condizione devo quindi a selezionare le celle della colonna D e clicco su Formattazione Condizionale -> Regole Evidenziazione Celle -> Maggiore di…

Si aprirà una finestra in cui dovremo inserire solo due informazioni:

• Qual è il valore cui deve essere maggiore per applicare la formattazione desiderata (ad es. maggiore di zero)
• Che tipo di formattazione voglio (ad esempio la cella deve colorarsi di verde)

In questo caso nel primo campo scriviamo 0 perché vogliamo conoscere quali sono i valori maggiori di 0. Nel nostro esempio sono quei prodotti che nel Gennaio 2019 hanno venduto di più rispetto al Gennaio 2018.

Nel secondo campo impostiamo “Riempimento verde con testo verde scuro”, che è uno dei formati pre-impostati. Si possono selezionare anche formati personalizzati, cliccando per l’appunto su “Formato personalizzato”

Valori minori di x

Abbiamo assegnato la regola per cui i valori maggiori di zero si coloreranno di verde. Ora dobbiamo assegnare la regola per cui i valori inferiori a zero si colorino di rosso. Per farlo ripetiamo l’operazione selezionando le celle della colonna D e questa volta clicchiamo su Formattazione Condizionale -> Regole Evidenziazione Celle -> Minore di…

Anche in questo caso il valore da inserire è 0, ma nel secondo campo inseriamo “Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro”.

Il risultato della Formattazione Condizionale

Il risultato finale sarà un foglio in cui potrete vedere molto velocemente che la marmellata non ha venduto tanto quanto speravamo, oppure che le vendite della birra sono aumentate. Ancora una volta queste funzioni sembrano superflue quando abbiamo a che fare con poche righe di Excel, ma quando le righe cominciano ad essere centinaia, o migliaia, queste sono delle vere e proprie funzioni salva vita!

Inoltre esiste la possibilità di accoppiare la funzione Formattazione Condizionale con la funzione Filtro, che vedremo in un altro articolo.