Prima o poi ci dobbiamo passare tutti. Arriva un certo punto della vita in cui, nostro malgrado, siamo costretti ad utilizzare una funzione che sembra enigmatica e misteriosa: dobbiamo fare un indice su Word! Un esempio tipico è il caso dello studente che sta finendo di redigere una tesi di laurea. Infatti in questo caso, oltre a dover numerare le pagine della tesi, è assolutamente necessario inserire un indice all’inizio del volume.
Inserire un indice su Word è fondamentale se avete redatto un report particolarmente corposo; oppure se avete appena finito di scrivere il vostro romanzo. Insomma, è una funzione che prima o poi dovrete utilizzare, e vi posso garantire che sapere come si fa ad utilizzarla vi tornerà utile. Se siete già preoccupati all’idea di doverci avere a che fare, per prima cosa tranquillizzatevi: non è niente di così difficile! Seguitemi passo passo in questo articolo e vedrete che in men che non si dica avrete inserito l’indice nel vostro documento di Word.
Sommario
L’indice è un elenco situato all’inizio del volume, che riporta i titoli dei capitoli contenuti al suo interno, insieme al numero di pagina a cui è possibile reperirli. L’obiettivo dell’indice consiste nel fornire al lettore un punto di riferimento che gli consenta di capire come è strutturato un volume, e a quali pagine è possibile trovare i contenuti. A volte, oltre al nomi dei capitoli, vengono inseriti anche i nomi dei paragrafi e dei sottoparagrafi, soprattutto quando si ha a che fare con volumi particolarmente strutturati, oppure con tesi di laurea.
Il primo passo per inserire con successo l’indice su Word è capirne la logica e il funzionamento. Word infatti ha la capacità di compilare automaticamente l’indice di un documento, con tanto di numero di pagina, però ad una condizione: che vengano indicati chiaramente quali sono i titoli dei capitoli, dei paragrafi e dei sottoparagrafi. Mi spiego meglio. Word non ha la sfera di cristallo, e non può sapere autonomamente quali sono i titoli dei capitoli all’interno del vostro documento… a meno che, voi non glieli indichiate! È proprio questo il segreto: dovete segnalare a Word quali sono i titoli dei vostri capitoli, paragrafi e sottoparagrafi. E come si fa? Continuate la lettura per scoprirlo.
Per agevolare la comprensione del procedimento che permette di fare un indice su Word, farò riferimento ad un testo di esempio. Sono andato sulla pagina Wikipedia dedicata a J.K. Rowling, l’autrice della saga di Harry Potter, e ho preso il testo dei primi due capitoli della pagina di Wikipedia, trasferendolo in un documento Word. Il mio obiettivo è ottenere un indice composto da capitoli, paragrafi e sottoparagrafi, proprio come è impostato nella pagina di Wikipedia. Il risultato finale dovrà essere qualcosa di analogo all’immagine che vedete qui sotto.
Vediamo quali sono i passaggi da seguire.
Il primo passo per fare un indice su Word iniza col segnalare a Word quali sono i nostri capitoli. Nel mio esempio i due capitoli sono “Biografia” e “Filantropia”. Aprite il vostro file Word e selezionate il primo capitolo del vostro documento, cliccando con il tasto sinistro del mouse, e tenendolo premuto per selezionarne il testo.
A questo punto dovete attribuirgli il valore di Capitolo. Per farlo cliccate nella barra degli strumenti sul tasto Titolo 1.
Complimenti: avete appena fatto sapere a Word che il testo che avete selezionato è un capitolo del vostro documento! Non vi preoccupate se il font è cambiato, ci sono due metodi per sistemarlo.
Cliccate con il tasto destro del mouse sul pulsante Titolo 1 e cliccate poi su “Modifica“
A quel punto si aprirà una finestra nella quale potrete inserire tutte le caratteristiche del font che volete attribuire ai vostri capitoli.
Se il font che avete usato nel testo è già quello definitivo, e non volete perdere tempo ad indicarlo a Word una seconda volta, allora seguite questo metodo. Passate al secondo capitolo; selezionatelo con il tasto sinistro del mouse; cliccate con il tasto destro del mouse su Titolo 1 e cliccate su “Aggiorna Titolo 1 in base alla selezione“.
In questo modo avete comunicato a Word che, non solo il testo selezionato è un capitolo, ma il font di quel testo è proprio il font che volete utilizzare per i vostri capitoli.
Una volta che avete scelto quale dei due metodi preferite, dovrete ripetete questa operazione per tutti i capitoli del vostro testo.
Per comunicare a Word quali sono i paragrafi del vostro testo il procedimento è identico a quello visto per i capitoli. La differenza è che anzichè cliccare su Titolo 1, dovrete cliccare su Titolo 2. Anche in questo caso potete modificare il font dei paragrafi utilizzando uno dei due metodi descritti sopra.
Ripetete l’operazione per tutti i paragrafi del testo.
Come potete immaginare, il procedimento è identico anche per i sottoparagrafi. Questa volta però dovrete cliccare su Titolo 3.
Ripetete l’operazione per tutti i sottoparagrafi del testo.
Perfetto, siamo nelle condizioni ottimali: abbiamo indicato a Word quali sono tutti i nostri capitoli, paragrafi e sottoparagrafi. Ora dobbiamo solo fare in modo che Word raccolga automaticamente tutte queste informazioni ed elabori il nostro indice.
Per farlo posizioniamoci nella parte del documento dove vogliamo che venga inserito l’indice e clicchiamo sul percorso:
Riferimenti -> Sommario -> Sommario Automatico 1
Et voilà! Come per magia il vostro indice è apparso, con tutti i capitoli, paragrafi e sottoparagrafi che avete indicato a Word. Non solo: nell’indice sono anche indicate le pagine corrispettive. Nel mio caso l’indice ha un aspetto del genere:
Ovviamente potete cambiare il font e le dimensioni del vostro indice, personalizzandolo come più vi piace.
Se dopo aver creato l’indice avete intenzione di modificare alcune parti del testo ricordatevi di aggiornare l’indice, per fare in modo che il numero di pagina riportato nel sommario sia quello esatto. Infatti può capitare che modificando il testo, alcuni capitoli, paragrafi o sottoparagrafi slittino di una pagina. Siccome Word non lo fa automaticamente, è necessario effettuare manualmente un refresh nel seguente modo.
Cliccate con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi dell’indice, e cliccate su “Aggiorna campo“.
Nella finestra che si apre selezionate quindi “Aggiorna solo i numeri di pagina“. In questo modo Word ricontrollerà la posizione di tutti gli elementi dell’indice, e aggiornerà automaticamente il numero della pagina.
Se invece avete aggiunto dei nuovi elementi che dovrebbero comparire nell’indice (es. un nuovo paragrafo), oppure avete modificato alcuni titoli nel testo, continuate a leggere.
Se avete aggiunto delle nuove sezioni al vostro testo che devono apparire nel vostro indice, oppure se avete modificato alcuni titoli nel testo che sono presenti nell’indice, procedete nel modo seguente.
Cliccate con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi dell’indice, e cliccate su “Aggiorna campo“.
Nella finestra che si apre selezionate “Aggiorna l’intero sommario“. Così facendo Word riscrive completamente l’indice, aggiornando sia i titoli, che i numeri delle pagine.
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