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Una delle operazioni più frequenti nel lavoro di ufficio è quella di convertire un file in PDF. In questo articolo voglio condividere con voi il metodo che preferisco utilizzare quando mi capita di dover convertire un file in PDF.

Molti utilizzano la funzione Salva come PDF del pacchetto Office, tuttavia non sempre questa si può rivelare la scelta migliore. Seguimi nella lettura e scoprirai il perchè.

Che cos’è un PDF

PDF sta per Portable Document Format. Si tratta di un formato sviluppato da Adobe che nel tempo è diventato uno dei più utilizzati per la produzione e lo scambio di documenti. Ma come mai i PDF hanno avuto tanto successo?

Una delle ragioni che spiegano il successo dei PDF è nascosta proprio nel nome dell’estensione: Portable Document Format, e cioè un Formato di Documento PORTATILE. Si tratta di un tipo di file il cui aspetto sarà sempre il medesimo, indipendentemente dalla tipologia di device che lo apre. In altre parole quando tu hai un PDF e lo condividi con qualcuno, hai la certezza che chi lo riceve lo vedrà nello stesso modo in cui lo vedi tu, che lo apra su telefonino, su PC, su Mac, e così via… (esistono delle eccezioni, ma sono casi particolari).

La seconda ragione che ha contribuito al successo di questa estensione è che Adobe Reader, il programma in grado di leggere i PDF, è un software gratuito, disponibile liberamente. Se lo vuoi scaricare puoi farlo a questo link.

Perché non uso Office per convertire in PDF

I programmi della suite di Microsoft Office mettono a disposizione la possibilità di convertire i file in PDF attraverso la funzione SALVA COME PDF. Tuttavia possono emergere due criticità davvero fastidiose:

1. Il risultato non sempre è ottimale. Spesso può capitare che la formattazione venga deformata, che alcuni caratteri speciali saltino, o che le immagini e le tabelle cambino posizione. (Se ti è capitato sappi che ti sono vicino)
2. Puoi convertire solo i file che sono compatibili con i programmi Office. Sembra una banalità ma non puoi convertire direttamente un’immagine in PDF utilizzando Office. Per farlo dovresti prima copiare l’immagine in un file Word o PowerPoint, con il rischio di perdere qualità, e poi lo puoi convertire in PDF. (Sempre se sei in grado di evitare i problemi di cui al punto 1)

Certamente non sempre si verificano questi problemi (per fortuna). Tuttavia immagina di dover scegliere tra due opzioni: la prima opzione ti crea problemi nel 10% dei casi, la seconda opzione ti crea problemi nello 0,5% dei casi. Tu quale scegli?

Ecco appunto.

Free PDF Convert

Quando devo convertire un file io mi affido a www.freepdfconvert.com. Si tratta di un convertitore online gratuito che mi ha sempre garantito un eccellente livello nella trasformazione dei file in PDF.

Può convertire praticamente qualsiasi tipo di file e per farlo è sufficiente trascinare il file nella barra blu, attendere il veloce processo di conversione e scaricare il risultato in PDF.

L’unico limite di questa pagina è che ti permette di convertire solo 1 file all’ora. Per superare questo limite dovresti passare ad un piano premium a pagamento. Tuttavia, a meno che tu non debba convertire centinaia di file al giorno, secondo me non ne vale la pena. Organizzandosi un po’ si riesce a gestire questo vincolo. In caso contrario continua a leggere l’articolo.

I Love PDF

Se il vincolo di un file all’ora di Free PDF Convert proprio non ti va giù allora ti do un altro consiglio: www.ilovepdf.com.

Questa risorsa è quasi alla stessa altezza dal punto di vista della qualità del risultato, rispetto a Free PDF Convert. Tuttavia è un po’ più macchinosa da utilizzare, nel senso che dovrete scegliere in anticipo quale tipo di file volete convertire in pdf, e andare sulla pagina dedicata. Mentre su Free PDF Convert potete caricare qualsiasi tipo di file in un’unica pagina, con I Love PDF dovrete aprire la pagina dedicata alla conversione delle specifiche tipologie di file.

Di seguito trovate i link per convertire da:

• JPG a PDF
• EXCEL a PDF
• WORD a PDF
• POWERPOINT a PDF